SV-Meldeportal

Maschinelles Melde- und Beitragsverfahren

Neues SV-Meldeportal ist gestartet

Am 4. Oktober 2023 wurde das neue SV-Meldeportal freigeschaltet, für dessen Nutzung sich alle Arbeitgeber oder deren Dienstleistungspartner nun registrieren lassen können. In einer Übergangszeit bis zum 29. Februar 2024 kann die funktionsgleiche Ausfüllhilfe sv.net auch weiterhin genutzt werden.

Die neue Anwendung

Das SV-Meldeportal ist eine sog. Ausfüllhilfe. Diese Anwendung unterstützt den elektronischen Datenaustausch mit den Sozialversicherungsträgern. Meldungen, Beitragsnachweise, Bescheinigungen und Anträge können von den Anwendern erfasst und an die zuständigen Datenstellen übermittelt werden. Auf dem gleichen Weg erreichen die Unternehmen die Rückmeldungen. Ausfüllhilfen führen keine Berechnungen zur Ermittlung der erforderlichen Abgaben durch und stehen damit nicht in Konkurrenz zu den professionellen Entgeltabrechnungsprogrammen.

Das SV-Meldeportal ist eine komplette Neu-Entwicklung. Dabei wurde durch den Einsatz innovativer IT-Technologien auch die Sicherheit in Bezug auf Authentizität der Anwender und dauerhafter Datenhaltung gesteigert.

Die Ausfüllhilfe ist eine reine Webanwendung, die ausschließlich in einem Browser ausgeführt wird. Damit besteht keine Abhängigkeit von Endgerät und Betriebssystem. Der Nutzer kann beliebig wählen, ob ein Smartphone, ein Tablet, ein PC-System o. Ä. zum Einsatz kommt. Dies erfüllt auch die Anforderung an mobiles Arbeiten. Die Anwendungsoberfläche der Web-Präsenz und der Ausfüllhilfe sind barrierefrei nach BITV 2.0.

Das SV-Meldeportal soll vorrangig kleine Arbeitgeber bei der Erfüllung der Meldepflichten und dem Abruf von Bescheinigungen unterstützen. Aber auch mittelständische und große Unternehmen, Selbstständige, die öffentliche Verwaltung sowie Zahlstellen können das SV-Meldeportal nutzen.

Träger und Betreiber des SV-Meldeportals

Die Sozialversicherungsträger (Gesetzliche Krankenversicherung, Deutsche Rentenversicherung, Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung und Bundesagentur für Arbeit) sind gemäß § 95a SGB IV gemeinsam gesetzlich verpflichtet, das SV-Meldeportal dauerhaft zur Verfügung zu stellen. Sie sind für die Erarbeitung und die inhaltlich richtige Darstellung und Verarbeitung der jeweils von ihnen zu verantwortenden Fachverfahren durch die Ausfüllhilfe zuständig.

Die Federführung hat der GKV-Spitzenverband übernommen und für die operative Durchführung und Programmierung des SV-Meldeportals ist die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) als Arbeitsgemeinschaft der gesetzlichen Krankenkassen beauftragt. Das SV-Meldeportal ist als ausfallsichere Anwendung konzipiert und die Informationssysteme werden in zwei Rechenzentren in Deutschland gehostet.

Sichere Registrierung

Angelehnt an die europäischen Regelungen wurde basierend auf dem Onlinezugangsgesetz (OZG) in Deutschland ein Portalverbund etabliert, der Bürgern und Unternehmen einen digitalen Zugang zu allen Angeboten der Verwaltungen ermöglichen soll. Dazu hat der IT-Planungsrat von Bund und Ländern beschlossen, das „Einheitliche Unternehmenskonto“ auf Basis von ELSTER umzusetzen. Digitale Verwaltungsleistungen verschiedenster Behörden sollen so mit einem einheitlichen Zugang genutzt werden können.

Dazu kann ein Unternehmenskonto mittels der Steuernummer eines Unternehmens über eine Webseite eingerichtet werden. In diesem Kontext kann für einen Vertreter des Unternehmens oder für einen Selbstständigen ein Benutzerkonto angelegt werden, für das ein ELSTER-Organisationszertifikat vergeben wird.

Das ELSTER-Organisationszertifikat kann von einer natürlichen Person für die einmalige Registrierung zur Nutzung des SV-Meldeportals und danach für jede weitere Anmeldung eingesetzt werden. Bei Bedarf können von einem Unternehmen für autorisierte Benutzer auch mehrere ELSTER-Organisationszertifikate erstellt werden.

Sofern noch kein Unternehmenskonto bei ELSTER eingerichtet wurde und damit auch kein ELSTER-Organisationszertifikat vorliegt, ist zunächst für diesen Vorgang ein Zeitraum von erfahrungsgemäß einigen Werktagen anzusetzen. Die nachfolgende Registrierung am SV-Meldeportal erfolgt zügig und das Vertretungsberechtigungsschreiben wird innerhalb weniger Tage dem Unternehmen zugestellt. Der interne Weiterleitungsprozess des Schreibens an den Antragsteller sollte bereits vorab geregelt sein. Für den Gesamtprozess sind ca. zwei Wochen Bearbeitungszeit anzusetzen.

Es kann vorkommen, dass die in ELSTER gespeicherten Unternehmensdaten nicht mit denen für den Austausch mit den Sozialversicherungsträgern übereinstimmen. Diese werden in der von der Bundesagentur für Arbeit (BA) geführten Datei der Beschäftigungsbetriebe vorgehalten. Im Zuge der Freischaltung des Zugangs für das SV-Meldeportal erfolgt ein Datenabgleich, der bei Unstimmigkeiten zu einer Zeitverzögerung führen kann. Es wird den Unternehmen daher empfohlen, frühzeitig ihre Firmendaten abzugleichen und mögliche Anschriftenänderungen mittels des elektronischen Verfahrens zur Betriebsdatenpflege an die BA zu melden.

Der gesamte Registrierungsprozess zur Nutzung des SV-Meldeportals wird von der Anwendung gesteuert und durchläuft die folgenden Schritte (siehe auch Video/begleitende Dokumentation „Die Registrierung“ in der Rubrik Anleitungen):

1. Einstieg über sv-meldeportal.de und Klick auf den Button „zur Anwendung“.
2. Registrierung zur Nutzung der Anwendung über: mein-unternehmenskonto.de
3. Der Benutzer authentifiziert sich dazu mit einem ELSTER-Organisationszertifikat.
4. Die Unternehmensdaten werden von ELSTER übernommen und der Benutzer erfasst die Betriebsnummer seines Unternehmens und ergänzende Informationen.
5. Nach einer Prüfung mit Datenabgleich erfolgt auf postalischem Weg die Zustellung eines Vertretungsberechtigungsschreibens, das aus Sicherheitsgründen an die Geschäftsleitung des Unternehmens adressiert wird.
6. Die interne Organisation des Unternehmens sorgt für die Übergabe des Vertretungsberechtigungsschreibens, das einen Freischaltcode enthält, an den Antragsteller.
7. Der Antragsteller schaltet seinen dauerhaften Zugang zum SV-Meldeportal durch die Eingabe des Freischaltcodes frei.

Zentraler Online-Datenspeicher

Das SV-Meldeportal bietet optional die Nutzung eines zentralen, sicheren Online-Datenspeichers an. Die technische Bereitstellung erfolgt redundant in zwei Rechenzentren. Der Zugriff von Unberechtigten ist durch eine komplexe IT-Infrastruktur, die in modernen Rechenzentren betrieben und ausschließlich vom Personal der ITSG betreut wird, abgesichert.

Der Online-Datenspeicher ist als zentraler elektronischer Aktenschrank für die Speicherung von Firmen-, Mitarbeiter- und Meldedaten ausgelegt. Die Daten werden bezogen auf das jeweilige Unternehmen verschlüsselt gespeichert. Der Zugriff zum Schreiben und Lesen ist nur registrierten Benutzern vorbehalten und wird von einem Unternehmensadministrator verwaltet. Zugriffe ohne Legitimation durch Dritte sind nicht möglich. Ein Aktenschrank ist einer Betriebsnummer eindeutig zugeordnet. Er kann für die Nutzung auch einem Dienstleistungspartner des Unternehmens, z. B. einem Steuerberater, temporär zugewiesen werden (siehe „Komplexe Mandantenverwaltung“). Die Daten werden im Online-Datenspeicher für die Dauer von maximal fünf Jahren gespeichert. Damit können auch kleinere Unternehmen alle relevanten Daten elektronisch vorhalten und bei Bedarf für einen Abruf bereitstellen, ohne sich um aufwändige Schutzmaßnahmen und Datensicherungen zu kümmern.

Erstellung von Meldungen und Mandantenverwaltung

Zur Erfassung und Pflege der Firmen- und Personaldaten werden klar strukturierte Masken genutzt. Jedes Datenfeld enthält Ausfüllhinweise. Im Zuge der Erfassung werden die Eingaben auf Korrektheit geprüft. Dazu werden komplexe Plausibilitätsprüfungen durchgeführt, die den Regeln entsprechen, wie auch die Daten von den Annahmestellen der Sozialversicherungsträger geprüft werden. Fehlerhafte Eingaben werden mit ausreichender Erklärung angemerkt und müssen vor der Speicherung bzw. dem Versand der Meldung korrigiert werden. Damit werden fehlerhafte Eingaben weitgehend unterbunden.

Im Zuge der Einrichtung des SV-Meldeportals werden die Firmendaten des Unternehmens mit ergänzenden Informationen wie z. B. Ansprechpartner, E-Mail-Adresse etc. erfasst. Die Personaldaten werden in zwei Segmente unterteilt. Zur Anlage werden nur die Basisdaten des Mitarbeiters erfasst. Die meldungsbezogenen Stammdaten werden mit jeder ein- oder ausgehenden Meldung übernommen und bei aktiviertem Online-Datenspeicher automatisch mit Bezug auf den Monat des Meldedatums im personenbezogenen Datenbestand abgespeichert. Dabei werden die Daten mit einer Historie geführt, sodass ein gefilterter Zugang möglich ist. Beispielsweise kann eine Jahresmeldung sehr einfach nach Eingabe des Zeitraums aus den gespeicherten Daten erzeugt werden.

Grundsätzlich können ein- und ausgehende Meldungen auch mit einem deaktivierten Online-Datenspeicher erfasst und elektronisch ausgetauscht werden.

Die Meldungen werden in einem Postfach verwaltet. Der Anwender kann damit auch gezielt nach einer bestimmten Meldung suchen.

Unternehmen, die für mehr als eine Betriebsnummer Daten mit den Sozialversicherungsträgern austauschen, oder Dienstleistungspartner, die für mehrere Arbeitgeber die Entgeltabrechnung und das Meldewesen übernehmen, können eine strukturierte Mandantenverwaltung nutzen. Das Unternehmen kann z. B. einer Steuerberatung für einen frei bestimmbaren Zeitraum ein Mandat übertragen, die in seinem Auftrag Meldungen mit Sozialversicherungsträgern austauscht. Am Ende dieser Zusammenarbeit verfügt das Unternehmen aber weiterhin über seine Daten im Online-Datenspeicher, da diese immer mit Bezug zu seiner Betriebsnummer erfasst und ausgetauscht werden. Alternativ kann das Unternehmen aktiv einem Dienstleistungspartner ein Mandat übertragen. Oder der Dienstleistungspartner kann die Übertragung des Mandats anfordern, in diesem Fall wird eine zusätzliche Sperre aufgebaut, die erst durch einen Freischaltcode, der dem Unternehmen mit einem Vertretungsberechtigungsschreiben zugestellt wird, vom Dienstleistungspartner aufgehoben werden kann.

Die neue Anwendung

Im Sozialgesetzbuch ist geregelt, dass die Nutzer des SV-Meldeportals in angemessenem Umfang an den Kosten der Datenübermittlung beteiligt werden können. Für die Nutzung des SV-Meldeportals ist daher vom Nutzer eine Nutzungsgebühr zu entrichten.

Die Nutzungsgebühr wird bezogen auf zwei Anwendergruppen für eine Laufzeit von 36 Monaten im Voraus erhoben. Für den Austausch von Meldungen für eine Betriebsnummer werden 36 EUR und für den Austausch von Meldungen für mehrere Betriebsnummern 99 EUR (jeweils zzgl. geltender MwSt.) berechnet. Alle Nutzer können beliebig viele Meldungen mit den Sozialversicherungsträgern austauschen.

Die Nutzung des SV-Meldeportals ist in den Jahren 2023 und 2024 kostenfrei, sofern sich Unternehmen und deren Dienstleistungspartner bis zum 31. März 2024 registrieren. Erst ab 2025 ist für diese Anwender die Nutzung des SV-Meldeportals kostenpflichtig. Ab dem 1. April 2024 wird die Nutzungsgebühr bei allen Neuregistrierungen sofort in Rechnung gestellt.

Weitere Informationen

Die Krankenkassen und die übrigen Sozialversicherungsträger werden laufend über die Änderungen zur Nutzung des SV-Meldeportals informieren. Viele Informationen können auch von der Online-Plattform abgerufen werden. Hier werden Videos zu diversen Funktionen des SV-Meldeportals zur Verfügung gestellt und ein umfangreicher Fragen-Antworten-Katalog kann abgerufen werden. Darüber hinaus werden die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzhinweise dokumentiert sowie Adressen für den technischen und fachlichen Support der Anwender veröffentlicht.